虚拟电话总机比物理版本更高效、更实用、更流畅、更经济，正在越来越多的公司中部署。该服务是为呼叫者提供优质体验和提高组织生产力的关键。
为了充分利用其功能，必须正确安装它，并且最好不要让安装变得令人头疼。在本文中，您将了解我们轻松建立标准的 4 个技巧。
确定您的电话总机必须满足的需求
首先，要尽可能轻松地设置电话总机，首先要定义它必须满足的需求。
为了实现这一目标，重要的是要问自己正确的问题并考虑几个参数来建立规范：
将接听或拨打电话的员工人数，以及要连接到总机的分机数量（请记住区分固定分机和移动分机！）；
法国和国际相关场所的数量（总部、子公司、商店等）；
通过规划您需要的同时通信数量以及与您的活动季节性相关的变化，来管理给定时期内的通话量；
电话号码的数量（单个号码或公司每个部门的不同号码）；
所需的功能（等待音乐、语音邮件等）
您计划的预算。
通过提前充分盘点，您将能够找到非常符合您需求的标准解决方案，从而选择适合您的供应商。
选择外部标准解决方案
“简易”总机首先是可以轻松快速安装的电话总机。因此，支持外部解决方案符合您 加拿大传真数据 的最佳利益。为什么会这样？因为内标解决方案实施起来比较麻烦，并且需要您在现场聘请技术人员。
相反，外部解决方案不需要在您的公司场所进行任何安装，因此不需要物理干预。因此，电话总机可以由专门的服务提供商（呼叫中心）提供支持，或者集成到您的组织中但托管在云上（虚拟电话总机）。不用说，选择虚拟电话总机使用起来要简单得多。不需要任何技术知识，因为要访问它，您只需通过任何网络浏览器连接即可。
如今，虚拟电话总机不再只有一个，而是有多个——至少与市场上提供的数量一样多。而且数量很多！在第一步中获得的答案将使您能够定义可能符合您公司需求的报价概况，并确定最适合的供应商。
与大多数 SaaS 解决方案一样，虚拟电话总机采用基于订阅的经济模式。但改变的是固定条件。根据用户数量、优惠类型等，您可能需要每月或每年支付费用（无论涉及的站数量如何，金额相同）。知道一旦标准到位，您始终可以在必要时尽快改进您的报价。
配置您的电话总机
一旦您选择了提供商和计划，您所要做的就是部署。好消息是，虚拟电话总机不需要任何物理安装，而只需要一个配置过程，其复杂程度取决于所需的功能。不要惊慌：如果您愿意，您的服务提供商将远程处理一切！
首先，它涉及创建虚拟电话线。所使用的号码在物理意义上没有“现实”：它采用虚拟集线器的形式，传入的呼叫可以从该虚拟集线器重定向到传统线路（固定电话）或连接到网络的设备（线路IP）。具体来说，对于每个设备，您所需要做的就是安装软件、应用程序或连接到在线界面。
其次，您必须配置虚拟电话总机。一旦系统处于活动状态，您就可以访问集中式界面来配置您的总机，从而：
选择可以访问总机的号码；
选择连接到系统的号码：呼叫将被重定向到的员工的号码；
选择员工将收到为其留下的语音消息的电子邮件地址；
设置欢迎公告、等待音乐或语音信箱；
根据您公司的服务、呼叫者的重复请求甚至您机构的营业时间来定义呼叫路由规则。
从那里，您可以开始通过虚拟总机接听电话，并拨打自己的电话。
选择与您的标准相关的功能
对于虚拟电话总机，配置完全是IT，这增强了其实施的简易性。但有趣的是，您可以选择相关功能（根据您的活动、公司规模、接到的电话数量等），以便更轻松地安装和管理您的标准。
其中一些功能是基本的，例如为呼叫者选择等待音乐、设定总机不应运行的时间段（关闭时间、午休时间、节假日等）等。其他则更为复杂，例如通话转录和摘要，借助人工智能，可以对与潜在客户和现有客户的互动进行书面和简化的分析。足以为您的员工节省宝贵的时间，他们现在可以专注于具有更高附加值的任务。
最后，如此多的改进手段完全是易于实施的标准的一部分......并且易于日常管理！